Il DeCA elettronico è obbligatorio in Spagna dal 5 ottobre 2026: il documento di controllo amministrativo del trasporto pubblico di merci su strada non può più essere cartaceo, cabotaggio compreso. Il documento esisteva già, cambia solo la forma. Questa guida spiega chi riguarda, cosa deve contenere il DeCA, come gestire un giro con più consegne o una modifica in viaggio e cosa rischia un vettore durante un controllo.
Il DeCA elettronico in sintesi
- Base giuridica: la disposizione transitoria 8 della legge spagnola 9/2025 sulla mobilità sostenibile, che rende il documento obbligatoriamente digitale dieci mesi dopo l’entrata in vigore della legge (5 dicembre 2025), cioè il 5 ottobre 2026.
- Trasporti interessati: il trasporto pubblico di merci interno, cioè nazionale e cabotaggio, qualunque sia la nazionalità del vettore.
- Esclusi: i trasporti internazionali, anche per la loro parte spagnola, il trasporto in conto proprio e le esenzioni dell’Orden FOM/2861/2012 (trasporti esentati dall’autorizzazione al trasporto, traslochi, soccorso stradale di veicoli, spedizioni di pochi colli maneggiabili da una persona).
- Forma: un PDF generato a partire dai dati, di massimo 5 MB, con un QR code che rimanda al suo indirizzo web (risoluzione del 5 giugno 2026).
- Quando: appena i dati sono noti, e sempre prima dell’inizio effettivo del servizio.
- Al controllo: il conducente presenta il DeCA con il suo QR code o, in mancanza, il solo QR code.
- Firma: non obbligatoria.
- Tolleranza: nessuna fase senza sanzioni dopo il 5 ottobre, secondo le FAQ del ministero.
Chi deve emettere un DeCA?
Il DeCA riguarda il trasporto interno: nazionale e cabotaggio. Un vettore portoghese, polacco o italiano che carica e consegna in Spagna dopo un trasporto internazionale deve quindi averne uno per ogni operazione di cabotaggio. Ricordiamo che il regolamento (CE) n. 1072/2009 consente fino a tre trasporti di cabotaggio nei sette giorni successivi all’ultimo scarico del trasporto internazionale. Impone poi quattro giorni senza cabotaggio con lo stesso veicolo nello stesso paese.
Due soggetti sono tenuti a formalizzare il documento (art. 4 dell’Orden FOM/2861/2012):
- il transportista efectivo (vettore effettivo): il titolare dell’autorizzazione con cui il trasporto viene realmente eseguito;
- il cargador contractual (committente contrattuale): chi contratta direttamente con lui, che sia caricatore, spedizioniere, agenzia di trasporto, operatore logistico o un altro vettore.
In caso di subvezione, il primo vettore diventa il committente contrattuale del secondo, che è il vettore effettivo. Il testo non dice quale dei due produce il PDF: si organizzano tra loro. Tuttavia, entrambi sono responsabili se il documento non è stato redatto; se non è a bordo, il committente è esonerato se dimostra di averlo emesso (art. 7). Per un vettore straniero: verificare prima di ogni partenza che il DeCA esista e che il conducente l’abbia ricevuto.
Cosa deve contenere il DeCA?
Il contenuto non cambia con il passaggio al digitale: sono i dati dell’articolo 6 dell’Orden FOM/2861/2012. Ogni parte risponde dell’esattezza dei propri (art. 7).
| Dato | Responsabile |
|---|---|
| Nome o ragione sociale, NIF e indirizzo del committente contrattuale | Committente |
| Nome o ragione sociale e NIF del vettore effettivo | Committente |
| Luogo di origine e di destinazione della spedizione | Committente |
| Natura e peso della merce | Committente |
| Autorizzazione speciale di circolazione, se presente | Vettore |
| Data del trasporto | Vettore |
| Targa del veicolo (trattore e semirimorchio per un autoarticolato); qualsiasi cambio di veicolo durante il viaggio | Vettore |
| Osservazioni o riserve richieste dalle parti | Chi le aggiunge |
Il formato è libero (art. 5): si può riprendere l’impaginazione di una lettera di vettura, di un CMR o di un documento di trasporto ADR, a condizione che vi figurino tutti questi dati e che il committente contrattuale e il vettore effettivo siano identificati separatamente. Il ministero precisa che usare il formato CMR per un trasporto interno non sottopone quel trasporto alla convenzione CMR.
Sul piano tecnico, la risoluzione del 5 giugno 2026 stabilisce cosa è accettato:
| Accettato | Rifiutato |
|---|---|
| PDF generato a partire dai dati, massimo 5 MB | Scansione o foto di un documento cartaceo |
| QR code contenente l’indirizzo del documento, integrato nel PDF (e, in più, disponibile a parte se necessario) | Indirizzo che richiede un nome utente, una password o il clic su un pulsante |
| Indirizzo in HTTPS che permette agli agenti di scaricare direttamente il PDF | Annotazioni a mano su una copia cartacea |
| Copia del conducente su cellulare o su carta, con il QR code | Copia senza QR code |
Il link deve funzionare per tutta la durata del servizio e può essere disattivato sette giorni dopo la sua conclusione. Il committente e il vettore conservano il PDF per almeno un anno. Se uno dei due ha generato il file, basta che l’altro possa scaricarlo in questo periodo. Nulla viene inviato al ministero: i file restano sul server scelto dall’impresa.
Giri con più consegne: un solo DeCA elettronico?
Sì, a una condizione: il committente contrattuale e il vettore effettivo devono essere gli stessi per tutte le spedizioni (risoluzione, punto 6). Ogni spedizione viene allora identificata con la sua origine, la sua destinazione, la natura e il peso della sua merce. Anche gli altri dati che variano da una spedizione all’altra, come la data o il veicolo, sono indicati per ciascuna. Soprattutto, l’ordine delle spedizioni nel DeCA non impone alcun ordine di esecuzione: il giro può essere riordinato senza toccare il documento.
Due esempi:
- Un committente, sei consegne: un autocarro parte da una piattaforma di Getafe e consegna a sei negozi della regione di Madrid per lo stesso distributore. Basta un solo DeCA, con sei spedizioni.
- Due committenti: un vettore portoghese in cabotaggio carica a Saragozza per uno spedizioniere, poi a Barcellona per un’azienda industriale. Servono due DeCA, uno per committente.
Modificare il DeCA durante il viaggio: completare o rifare il PDF
Se i dati cambiano durante il servizio, la risoluzione prevede due metodi (punto 5):
- Completare il PDF esistente: aggiungere i nuovi dati e il motivo della modifica, mantenendo i vecchi dati contrassegnati come non validi. L’indirizzo e il QR code non cambiano.
- Generare un nuovo PDF con tutti i dati: nuovo indirizzo, nuovo QR code. L’originale viene conservato per tenere traccia della modifica.
In entrambi i casi, il conducente deve ricevere la nuova versione. Correggere a mano una copia cartacea non vale.
Per la pianificazione, una ripianificazione che cambia una destinazione, aggiunge una spedizione o cambia veicolo deve far scattare l’aggiornamento del DeCA e il suo invio al conducente.
Al controllo: cosa presenta il conducente
Prima della partenza, il conducente riceve una copia del DeCA sul telefono o su carta, sempre con il QR code. Al controllo, presenta il DeCA con il suo QR code, oppure solo il QR code: l’agente scarica il documento dal suo indirizzo (punto 7).
Le sanzioni sono quelle della legge spagnola sui trasporti terrestri (LOTT, legge 16/1987):
- la mancanza del documento di controllo, o di dati essenziali, è un’infrazione grave (art. 141.17), punita con una sanzione da 401 a 600 € (art. 143.1 d). La stessa infrazione riguarda l’impresa che non si assicura che i propri conducenti dispongano dei documenti obbligatori. Anche la mancata conservazione del documento rientra nella stessa infrazione;
- la sanzione è ridotta del 30 % se pagata entro 30 giorni dalla notifica del procedimento; questo pagamento vale come accettazione dei fatti (art. 146.3);
- per un’impresa che non dimostra di avere residenza in Spagna, il veicolo viene immobilizzato (fermo amministrativo) fino al pagamento della sanzione, al deposito del suo importo o alla prestazione di una garanzia di pagamento (art. 146.4).
DeCA, eCMR ed eFTI: da non confondere
- Il DeCA non è una lettera di vettura. È un documento amministrativo, che serve al controllo. La lettera di vettura, o il CMR nel trasporto internazionale, è un documento commerciale tra le parti del contratto di trasporto. Il ministero lo ricorda: il CMR elettronico (eCMR) non è obbligatorio per il trasporto internazionale.
- L’eFTI è un’altra strada. Se i dati sono gestiti e presentati secondo lo schema del regolamento (UE) 2020/1056 relativo alle informazioni elettroniche sul trasporto merci (eFTI), il PDF non è necessario (punto 9). Secondo la Commissione europea, le autorità degli Stati membri dovranno accettare le informazioni delle piattaforme eFTI certificate a partire dal 9 luglio 2027. A differenza delle applicazioni DeCA, queste piattaforme devono essere certificate.
Strumenti: come generare un DeCA
Non è imposto alcuno strumento. Ogni impresa usa il proprio strumento o quello di un fornitore. Non deve farlo certificare, né inviare i propri file al ministero (FAQ). Il ministero mette inoltre a disposizione uno strumento pubblico e gratuito: dall’inizio di ottobre 2026 SIMPLE, la sua piattaforma sviluppata con Puertos del Estado e ADIF, dispone di un modulo DeCA che genera i PDF con il relativo QR code a partire dai dati inseriti per ogni spedizione. La registrazione avviene online, senza certificato digitale, con credenziali proprie del modulo, diverse da quelle di SIMPLE.
Per scegliere uno strumento, quattro criteri:
- generare il PDF prima della partenza, a partire dai dati del giro, senza reinserire i dati;
- raggruppare più spedizioni di uno stesso committente in un solo DeCA;
- modificare un DeCA mantenendo lo storico, o conservando l’originale;
- inviare ogni versione al telefono del conducente, rendere ogni PDF scaricabile in HTTPS per tutta la durata del servizio, poi conservarlo per almeno un anno.
Domande frequenti sul DeCA elettronico
Faccio un trasporto internazionale che attraversa la Spagna: mi serve un DeCA?
No. I trasporti internazionali usano i documenti previsti dalle convenzioni internazionali, come il CMR.
Faccio cabotaggio in Spagna: mi serve un DeCA?
Sì, per ogni operazione di cabotaggio nel trasporto pubblico di merci.
Il DeCA può essere cartaceo o scansionato?
No. Il DeCA è un PDF generato a partire dai dati, mai una scansione. Il conducente può tenerne una copia stampata con il QR code.
Un giro con più consegne richiede più DeCA?
No, se il committente contrattuale e il vettore effettivo sono gli stessi per tutte le spedizioni.
Cosa fare se il giro cambia durante il viaggio?
Completare il PDF o generarne uno nuovo, poi inviarlo al conducente. Cambiare solo l’ordine delle consegne non richiede nulla.
L’eCMR sostituisce il DeCA?
No. Sono due documenti diversi, e il ministero precisa che l’eCMR non è obbligatorio per il trasporto internazionale.
Bisogna firmare il DeCA?
No. Una firma elettronica resta possibile: in tal caso deve essere almeno avanzata, ai sensi del regolamento europeo eIDAS.
C’è un periodo di tolleranza?
No, secondo il ministero spagnolo dei Trasporti.
Pianificare i giri con il DeCA elettronico
Il DeCA richiede che i dati di ogni servizio siano pronti prima della partenza: committente, destinazioni, merci, veicolo. Un giro pianificato e convalidato in anticipo limita le modifiche durante il viaggio, quindi le nuove versioni da inviare al conducente. Quando una modifica è inevitabile, i dati del giro devono arrivare nello strumento che genera il DeCA senza doverli reinserire: per parlarne, contattateci. Per vedere cosa cambia un giro ben preparato su chilometri e ore, leggete perché ottimizzare i vostri giri.
Informazioni verificate il 12 ottobre 2026 sul BOE: legge 9/2025 (disposizione transitoria 8), risoluzione del 5 giugno 2026, Orden FOM/2861/2012 (testo consolidato), LOTT (art. 141, 143 e 146, testo consolidato); sulla pagina DeCA, sulle FAQ e sulla presentazione del webinar DeCA del ministero spagnolo dei Trasporti; su EUR-Lex (cabotaggio ed eFTI) e sulla pagina eFTI della Commissione europea. Questa guida sarà aggiornata a ogni novità. Non sostituisce una consulenza legale.