Das elektronische DeCA ist in Spanien seit dem 5. Oktober 2026 Pflicht: Das Verwaltungskontrolldokument für den gewerblichen Güterkraftverkehr darf nicht mehr auf Papier vorliegen, auch nicht bei Kabotage. Das Dokument gab es schon vorher, nur seine Form ändert sich. Dieser Leitfaden erklärt, wer betroffen ist, was das DeCA enthalten muss, wie Sie mit einer Tour mit mehreren Lieferungen oder einer Änderung unterwegs umgehen und was einem Transportunternehmen bei einer Kontrolle droht.
Das elektronische DeCA im Überblick
- Rechtsgrundlage: die Übergangsbestimmung 8 des spanischen Gesetzes 9/2025 über nachhaltige Mobilität. Sie schreibt das digitale Dokument zehn Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes (5. Dezember 2025) vor, also ab dem 5. Oktober 2026.
- Betroffene Beförderungen: der gewerbliche Güterkraftverkehr innerhalb Spaniens, also Binnenverkehr und Kabotage, unabhängig vom Zulassungsland.
- Ausgenommen: internationale Beförderungen, auch auf ihrem spanischen Abschnitt, der Werkverkehr und die Ausnahmen der Orden FOM/2861/2012 (Beförderungen ohne Pflicht zur Transportgenehmigung, Umzüge, Pannenhilfe und Abschleppen von Fahrzeugen, Sendungen aus wenigen Packstücken, die eine Person tragen kann).
- Form: ein aus den Daten erzeugtes PDF von höchstens 5 MB mit einem QR-Code, der auf seine Webadresse verweist (Beschluss vom 5. Juni 2026).
- Zeitpunkt: sobald die Daten bekannt sind, in jedem Fall vor dem tatsächlichen Beginn der Beförderung.
- Bei der Kontrolle: Der Fahrer zeigt das DeCA mit seinem QR-Code vor, oder ersatzweise nur den QR-Code.
- Unterschrift: nicht vorgeschrieben.
- Übergangsfrist: laut den FAQ des Ministeriums keine sanktionsfreie Phase nach dem 5. Oktober.
Wer muss ein DeCA ausstellen?
Das DeCA betrifft den Verkehr innerhalb Spaniens: Binnenverkehr und Kabotage. Ein portugiesisches, polnisches oder französisches Transportunternehmen, das nach einer internationalen Beförderung in Spanien lädt und ausliefert, braucht also für jede Kabotagebeförderung ein DeCA. Zur Erinnerung: Die Verordnung (EG) Nr. 1072/2009 erlaubt bis zu drei Kabotagebeförderungen innerhalb von sieben Tagen nach der letzten Entladung der internationalen Beförderung. Danach gelten vier Tage ohne Kabotage mit demselben Fahrzeug im selben Land.
Zwei Beteiligte müssen das Dokument ausstellen (Art. 4 der Orden FOM/2861/2012):
- der transportista efectivo (ausführender Frachtführer): der Inhaber der Genehmigung, unter der die Beförderung tatsächlich durchgeführt wird;
- der cargador contractual (vertraglicher Auftraggeber): wer den Vertrag direkt mit ihm schließt, ob Verlader, Spediteur, Transportvermittler, Logistikdienstleister oder ein anderes Transportunternehmen.
Bei Weitervergabe an einen Subunternehmer wird das erste Transportunternehmen zum vertraglichen Auftraggeber des zweiten, das der ausführende Frachtführer ist. Der Text regelt nicht, wer von beiden das PDF erstellt: Das stimmen die beiden untereinander ab. Beide haften jedoch, wenn das Dokument nicht ausgestellt wurde. Ist es nicht an Bord, ist der Auftraggeber entlastet, wenn er nachweist, dass er es ausgestellt hat (Art. 7). Für ein ausländisches Transportunternehmen heißt das: vor jeder Abfahrt prüfen, dass das DeCA existiert und dass der Fahrer es erhalten hat.
Was muss das DeCA enthalten?
Der Inhalt ändert sich mit der Digitalisierung nicht: Es sind die Angaben aus Artikel 6 der Orden FOM/2861/2012. Jede Partei haftet für die Richtigkeit ihrer eigenen Angaben (Art. 7).
| Angabe | Zuständig |
|---|---|
| Name oder Firma, NIF und Anschrift des vertraglichen Auftraggebers | Auftraggeber |
| Name oder Firma und NIF des ausführenden Frachtführers | Auftraggeber |
| Herkunfts- und Bestimmungsort der Sendung | Auftraggeber |
| Art und Gewicht der Ware | Auftraggeber |
| Sondergenehmigung für den Straßenverkehr, falls vorhanden | Frachtführer |
| Datum der Beförderung | Frachtführer |
| Kennzeichen des Fahrzeugs (bei einer Fahrzeugkombination Zugmaschine und Sattelauflieger); jeder Fahrzeugwechsel unterwegs | Frachtführer |
| Bemerkungen oder Vorbehalte der Parteien | Wer sie einträgt |
Das Format ist frei (Art. 5): Sie können das Layout eines Frachtbriefs, eines CMR-Frachtbriefs oder eines ADR-Beförderungspapiers übernehmen, sofern alle diese Angaben enthalten sind und der vertragliche Auftraggeber und der ausführende Frachtführer getrennt ausgewiesen werden. Das Ministerium stellt klar: Wer das CMR-Format für eine Beförderung innerhalb Spaniens verwendet, unterstellt diese Beförderung damit nicht dem CMR-Übereinkommen.
Technisch legt der Beschluss vom 5. Juni 2026 fest, was zulässig ist:
| Zulässig | Nicht zulässig |
|---|---|
| Aus den Daten erzeugtes PDF, höchstens 5 MB | Scan oder Foto eines Papierdokuments |
| QR-Code mit der Adresse des Dokuments, im PDF eingebettet (und bei Bedarf zusätzlich separat verfügbar) | Adresse, die eine Kennung, ein Passwort oder einen Klick auf eine Schaltfläche verlangt |
| HTTPS-Adresse, über die die Kontrollbeamten das PDF direkt herunterladen können | Handschriftliche Vermerke auf einer Papierkopie |
| Kopie des Fahrers auf dem Mobiltelefon oder auf Papier, mit dem QR-Code | Kopie ohne QR-Code |
Der Link muss während der gesamten Beförderung funktionieren und darf sieben Tage nach ihrem Ende deaktiviert werden. Auftraggeber und Frachtführer bewahren das PDF mindestens ein Jahr lang auf. Hat einer der beiden die Datei erzeugt, genügt es, dass der andere sie während dieser Frist herunterladen kann. An das Ministerium wird nichts übermittelt: Die Dateien bleiben auf dem Server, den das Unternehmen wählt.
Touren mit mehreren Lieferungen: ein einziges elektronisches DeCA?
Ja, unter einer Bedingung: Vertraglicher Auftraggeber und ausführender Frachtführer müssen für alle Sendungen dieselben sein (Beschluss, Punkt 6). Jede Sendung wird dann mit ihrer Herkunft, ihrem Bestimmungsort sowie Art und Gewicht ihrer Ware ausgewiesen. Die übrigen Angaben, die sich von Sendung zu Sendung unterscheiden, etwa Datum oder Fahrzeug, werden ebenfalls für jede einzeln angegeben. Vor allem gilt: Die Reihenfolge der Sendungen im DeCA schreibt keine Reihenfolge der Ausführung vor. Die Tour kann umgeplant werden, ohne das Dokument zu ändern.
Zwei Beispiele:
- Ein Auftraggeber, sechs Lieferungen: Ein Solo-Lkw startet in einem Logistikzentrum in Getafe und beliefert sechs Filialen im Raum Madrid für dasselbe Handelsunternehmen. Ein einziges DeCA mit sechs Sendungen genügt.
- Zwei Auftraggeber: Ein portugiesisches Transportunternehmen lädt im Rahmen der Kabotage in Saragossa für einen Spediteur, dann in Barcelona für einen Industriebetrieb. Nötig sind zwei DeCA, eines je Auftraggeber.
Das DeCA unterwegs ändern: PDF ergänzen oder neu erstellen
Ändern sich die Daten während der Beförderung, sieht der Beschluss zwei Wege vor (Punkt 5):
- Das bestehende PDF ergänzen: die neuen Angaben und den Grund der Änderung hinzufügen und die alten Angaben als ungültig gekennzeichnet stehen lassen. Adresse und QR-Code bleiben gleich.
- Ein neues PDF mit allen Angaben erzeugen: neue Adresse, neuer QR-Code. Das Original wird aufbewahrt, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt.
In beiden Fällen gilt: Der Fahrer muss die neue Fassung erhalten. Eine handschriftlich korrigierte Papierkopie reicht nicht.
Für die Planung heißt das: Eine Umplanung, die einen Bestimmungsort ändert, eine Sendung hinzufügt oder das Fahrzeug wechselt, muss die Aktualisierung des DeCA und seine Übermittlung an den Fahrer auslösen.
Bei der Kontrolle: was der Fahrer vorzeigt
Vor der Abfahrt erhält der Fahrer eine Kopie des DeCA auf seinem Telefon oder auf Papier, immer mit dem QR-Code. Bei der Kontrolle zeigt er das DeCA mit seinem QR-Code vor, oder nur den QR-Code: Der Kontrollbeamte lädt das Dokument über dessen Adresse herunter (Punkt 7).
Die Sanktionen ergeben sich aus dem spanischen Gesetz über den Landverkehr (LOTT, Gesetz 16/1987):
- Fehlt das Kontrolldokument oder fehlen wesentliche Angaben, ist das ein schwerer Verstoß (Art. 141.17), geahndet mit einer Geldbuße von 401 bis 600 € (Art. 143.1 d). Derselbe Tatbestand erfasst das Unternehmen, das nicht dafür sorgt, dass seine Fahrer die vorgeschriebenen Dokumente mitführen. Auch wer das Dokument nicht aufbewahrt, begeht diesen Verstoß;
- die Geldbuße ermäßigt sich um 30 %, wenn sie innerhalb von 30 Tagen nach Zustellung der Verfahrenseinleitung bezahlt wird; die Zahlung gilt als Anerkennung des Sachverhalts (Art. 146.3);
- bei einem Unternehmen, das keinen Sitz in Spanien nachweist, wird das Fahrzeug festgesetzt, bis die Geldbuße bezahlt, ihr Betrag hinterlegt oder eine Zahlungssicherheit geleistet ist (Art. 146.4).
DeCA, eCMR und eFTI: nicht verwechseln
- Das DeCA ist kein Frachtbrief. Es ist ein Verwaltungsdokument für die Kontrolle. Der Frachtbrief, im internationalen Verkehr der CMR-Frachtbrief, ist ein Handelsdokument zwischen den Parteien des Beförderungsvertrags. Das Ministerium weist darauf hin: Der elektronische CMR-Frachtbrief (eCMR) ist im internationalen Verkehr keine Pflicht.
- eFTI ist ein anderer Weg. Werden die Daten nach dem Schema der Verordnung (EU) 2020/1056 über elektronische Frachtbeförderungsinformationen (eFTI) verwaltet und vorgelegt, ist das PDF nicht nötig (Punkt 9). Laut Europäischer Kommission müssen die Behörden der Mitgliedstaaten die Informationen zertifizierter eFTI-Plattformen ab dem 9. Juli 2027 akzeptieren. Anders als DeCA-Anwendungen müssen diese Plattformen zertifiziert sein.
Werkzeuge: wie Sie ein DeCA erzeugen
Ein bestimmtes Werkzeug ist nicht vorgeschrieben. Jedes Unternehmen nutzt ein eigenes Werkzeug oder das eines Dienstleisters. Es muss dieses weder zertifizieren lassen noch seine Dateien an das Ministerium senden (FAQ). Das Ministerium bietet außerdem ein öffentliches, kostenloses Werkzeug an: Seit Anfang Oktober 2026 verfügt SIMPLE, seine mit Puertos del Estado und ADIF entwickelte Plattform, über ein DeCA-Modul, das aus den für jede Sendung eingegebenen Daten die PDF-Dateien mit ihrem QR-Code erzeugt. Die Registrierung erfolgt online, ohne digitales Zertifikat, mit eigenen Zugangsdaten für das Modul, die sich von denen für SIMPLE unterscheiden.
Bei der Wahl eines Werkzeugs zählen vier Kriterien:
- das PDF vor der Abfahrt aus den Tourdaten erzeugen, ohne erneute Eingabe;
- mehrere Sendungen desselben Auftraggebers in einem einzigen DeCA zusammenfassen;
- ein DeCA ändern und dabei den Verlauf oder das Original aufbewahren;
- jede Fassung an das Telefon des Fahrers senden, jedes PDF während der gesamten Beförderung per HTTPS herunterladbar halten und es danach mindestens ein Jahr lang aufbewahren.
Häufige Fragen zum elektronischen DeCA
Ich fahre einen internationalen Transport durch Spanien: Brauche ich ein DeCA?
Nein. Für internationale Beförderungen gelten die Dokumente aus den internationalen Übereinkommen, etwa der CMR-Frachtbrief.
Ich fahre Kabotage in Spanien: Brauche ich ein DeCA?
Ja, für jede Kabotagebeförderung im gewerblichen Güterkraftverkehr.
Darf das DeCA auf Papier oder eingescannt sein?
Nein. Das DeCA ist ein aus den Daten erzeugtes PDF, nie ein Scan. Der Fahrer darf eine ausgedruckte Kopie mit dem QR-Code mitführen.
Braucht eine Tour mit mehreren Lieferungen mehrere DeCA?
Nein, wenn vertraglicher Auftraggeber und ausführender Frachtführer für alle Sendungen dieselben sind.
Was tun, wenn sich die Tour unterwegs ändert?
Das PDF ergänzen oder ein neues erzeugen und es dann an den Fahrer senden. Wird nur die Reihenfolge der Lieferungen geändert, ist nichts zu tun.
Ersetzt der eCMR das DeCA?
Nein. Es sind zwei verschiedene Dokumente, und das Ministerium stellt klar, dass der eCMR im internationalen Verkehr keine Pflicht ist.
Muss das DeCA unterschrieben werden?
Nein. Eine elektronische Signatur ist möglich: Sie muss dann mindestens eine fortgeschrittene Signatur im Sinne der europäischen eIDAS-Verordnung sein.
Gibt es eine Übergangsfrist?
Nein, laut dem spanischen Verkehrsministerium.
Touren mit dem elektronischen DeCA planen
Das DeCA verlangt, dass die Daten jeder Beförderung vor der Abfahrt bereitstehen: Auftraggeber, Bestimmungsorte, Waren, Fahrzeug. Eine im Voraus geplante und freigegebene Tour verringert die Änderungen unterwegs und damit die neuen Fassungen, die an den Fahrer gehen müssen. Ist eine Änderung unvermeidbar, müssen die Tourdaten ohne erneute Eingabe in das Werkzeug gelangen, das das DeCA erzeugt: Kontaktieren Sie uns, um darüber zu sprechen. Was eine gut vorbereitete Tour bei Kilometern und Stunden verändert, lesen Sie unter Warum Sie Ihre Touren optimieren sollten.
Informationen geprüft am 12. Oktober 2026 im BOE: Gesetz 9/2025 (Übergangsbestimmung 8), Beschluss vom 5. Juni 2026, Orden FOM/2861/2012 (konsolidierte Fassung), LOTT (Art. 141, 143 und 146, konsolidierte Fassung); auf der DeCA-Seite, in den FAQ und in der Präsentation des DeCA-Webinars des spanischen Verkehrsministeriums; auf EUR-Lex (Kabotage und eFTI) sowie auf der eFTI-Seite der Europäischen Kommission. Dieser Leitfaden wird bei jeder Änderung aktualisiert. Er ersetzt keine Rechtsberatung.