Elektroniczny DeCA jest obowiązkowy w Hiszpanii od 5 października 2026 r.: dokument kontroli administracyjnej w publicznym drogowym przewozie towarów nie może już mieć formy papierowej, także w kabotażu. Sam dokument istniał już wcześniej, zmienia się tylko jego forma. Ten poradnik wyjaśnia, kogo dotyczy obowiązek, co musi zawierać DeCA, jak postępować przy trasie z wieloma dostawami lub przy zmianie w trakcie przewozu oraz co grozi przewoźnikowi podczas kontroli.
Elektroniczny DeCA w skrócie
- Podstawa prawna: przepis przejściowy nr 8 hiszpańskiej ustawy 9/2025 o zrównoważonej mobilności, który nakazuje cyfrową formę dokumentu dziesięć miesięcy po wejściu ustawy w życie (5 grudnia 2025 r.), czyli od 5 października 2026 r.
- Jakie przewozy: publiczny przewóz towarów wewnątrz kraju, czyli przewozy krajowe i kabotaż, bez względu na kraj rejestracji pojazdu.
- Wyłączenia: przewozy międzynarodowe, także na ich hiszpańskim odcinku, przewozy na potrzeby własne oraz zwolnienia z Orden FOM/2861/2012 (przewozy niewymagające zezwolenia na transport, przeprowadzki, pomoc drogowa, przesyłki kilku paczek, które może przenieść jedna osoba).
- Forma: plik PDF wygenerowany z danych, o rozmiarze do 5 MB, z kodem QR prowadzącym do jego adresu internetowego (rezolucja z 5 czerwca 2026 r.).
- Kiedy: gdy tylko dane są znane, zawsze przed faktycznym rozpoczęciem usługi.
- Podczas kontroli: kierowca okazuje DeCA z kodem QR albo sam kod QR.
- Podpis: nieobowiązkowy.
- Okres przejściowy: według FAQ ministerstwa po 5 października nie ma okresu bez kar.
Kto musi wystawić DeCA?
DeCA dotyczy przewozów wewnętrznych: krajowych i kabotażu. Przewoźnik z Portugalii, Polski czy Francji, który po przewozie międzynarodowym ładuje i rozładowuje towar w Hiszpanii, musi więc mieć DeCA dla każdej operacji kabotażowej. Przypomnijmy, że rozporządzenie (WE) nr 1072/2009 dopuszcza do trzech przewozów kabotażowych w ciągu siedmiu dni od ostatniego rozładunku w przewozie międzynarodowym. Potem obowiązują cztery dni bez kabotażu tym samym pojazdem w tym samym państwie.
Dokument muszą sporządzić dwa podmioty (art. 4 Orden FOM/2861/2012):
- transportista efectivo (przewoźnik faktyczny): posiadacz zezwolenia, na podstawie którego przewóz jest faktycznie wykonywany;
- cargador contractual (zleceniodawca umowny): podmiot, który zawiera z nim umowę bezpośrednio, czy to nadawca, spedytor, agencja transportowa, operator logistyczny, czy inny przewoźnik.
Przy podwykonawstwie pierwszy przewoźnik staje się zleceniodawcą umownym drugiego, który jest przewoźnikiem faktycznym. Przepisy nie określają, który z nich tworzy plik PDF: ustalają to między sobą. Natomiast obaj odpowiadają, jeśli dokument nie został sporządzony. Jeśli dokumentu nie ma w pojeździe, zleceniodawca jest zwolniony z odpowiedzialności, gdy udowodni, że go wystawił (art. 7). Dla przewoźnika zagranicznego oznacza to jedno: przed każdym wyjazdem sprawdzić, czy DeCA istnieje i czy kierowca go otrzymał.
Co musi zawierać DeCA?
Przejście na formę cyfrową nie zmienia treści: są to dane z art. 6 Orden FOM/2861/2012. Każda strona odpowiada za poprawność swoich danych (art. 7).
| Dane | Odpowiada |
|---|---|
| Imię i nazwisko lub nazwa, NIF i adres zleceniodawcy umownego | Zleceniodawca |
| Imię i nazwisko lub nazwa oraz NIF przewoźnika faktycznego | Zleceniodawca |
| Miejsce nadania i miejsce przeznaczenia przesyłki | Zleceniodawca |
| Rodzaj i masa towaru | Zleceniodawca |
| Specjalne zezwolenie na przejazd, jeśli jest wymagane | Przewoźnik |
| Data przewozu | Przewoźnik |
| Numer rejestracyjny pojazdu (ciągnika i naczepy w przypadku zestawu); każda zmiana pojazdu w trakcie przewozu | Przewoźnik |
| Uwagi lub zastrzeżenia zgłoszone przez strony | Strona, która je dodaje |
Forma jest dowolna (art. 5): można wykorzystać układ listu przewozowego, listu CMR lub dokumentu przewozowego ADR, pod warunkiem że zawiera wszystkie te dane, a zleceniodawca umowny i przewoźnik faktyczny są wskazani osobno. Ministerstwo wyjaśnia, że użycie formatu CMR w przewozie wewnętrznym nie poddaje tego przewozu konwencji CMR.
Od strony technicznej rezolucja z 5 czerwca 2026 r. określa, co jest akceptowane:
| Akceptowane | Odrzucane |
|---|---|
| PDF wygenerowany z danych, do 5 MB | Skan lub zdjęcie dokumentu papierowego |
| Kod QR z adresem dokumentu, umieszczony w pliku PDF (a w razie potrzeby dodatkowo dostępny osobno) | Adres, który wymaga loginu, hasła lub kliknięcia przycisku |
| Adres HTTPS, który pozwala funkcjonariuszom bezpośrednio pobrać PDF | Odręczne dopiski na papierowej kopii |
| Kopia kierowcy w telefonie lub na papierze, z kodem QR | Kopia bez kodu QR |
Link musi działać przez cały czas trwania usługi i może zostać wyłączony siedem dni po jej zakończeniu. Zleceniodawca i przewoźnik przechowują PDF co najmniej rok. Jeśli plik wygenerował jeden z nich, wystarczy, że drugi może go pobrać przez ten okres. Nic nie jest przesyłane do ministerstwa: pliki pozostają na serwerze wybranym przez firmę.
Trasy z wieloma dostawami: jeden elektroniczny DeCA?
Tak, pod jednym warunkiem: zleceniodawca umowny i przewoźnik faktyczny muszą być ci sami dla wszystkich przesyłek (rezolucja, pkt 6). Każda przesyłka jest wtedy opisana przez miejsce nadania, miejsce przeznaczenia, rodzaj i masę towaru. Pozostałe dane, które różnią się między przesyłkami, na przykład data lub pojazd, również podaje się dla każdej z nich. Co ważne, kolejność przesyłek w DeCA nie narzuca kolejności ich realizacji: trasę można przestawić bez zmiany dokumentu.
Dwa przykłady:
- Jeden zleceniodawca, sześć dostaw: samochód ciężarowy wyjeżdża z centrum logistycznego w Getafe i zaopatruje sześć sklepów w regionie Madrytu dla tej samej sieci handlowej. Wystarczy jeden DeCA z sześcioma przesyłkami.
- Dwóch zleceniodawców: portugalski przewoźnik w kabotażu ładuje towar w Saragossie dla spedytora, a potem w Barcelonie dla producenta. Potrzebne są dwa DeCA, po jednym na zleceniodawcę.
Zmiana DeCA w trakcie przewozu: uzupełnić lub utworzyć nowy PDF
Jeśli dane zmieniają się w trakcie usługi, rezolucja przewiduje dwa sposoby (pkt 5):
- Uzupełnienie istniejącego pliku PDF: dodanie nowych danych i przyczyny zmiany, z zachowaniem starych danych oznaczonych jako nieważne. Adres i kod QR się nie zmieniają.
- Wygenerowanie nowego pliku PDF ze wszystkimi danymi: nowy adres, nowy kod QR. Oryginał jest przechowywany jako ślad zmiany.
W obu przypadkach kierowca musi otrzymać nową wersję. Ręczna poprawka na papierowej kopii się nie liczy.
W planowaniu oznacza to, że każda zmiana planu, która zmienia miejsce przeznaczenia, dodaje przesyłkę lub zmienia pojazd, musi uruchomić aktualizację DeCA i jego wysłanie do kierowcy.
Podczas kontroli: co okazuje kierowca
Przed wyjazdem kierowca otrzymuje kopię DeCA w telefonie lub na papierze, zawsze z kodem QR. Podczas kontroli okazuje DeCA z kodem QR albo tylko kod QR: funkcjonariusz pobiera dokument z jego adresu (pkt 7).
Kary wynikają z hiszpańskiej ustawy o transporcie lądowym (LOTT, ustawa 16/1987):
- brak dokumentu kontrolnego lub istotnych danych to poważne naruszenie (art. 141.17), zagrożone grzywną od 401 do 600 € (art. 143.1 lit. d). To samo naruszenie dotyczy przedsiębiorstwa, które nie dba o to, by jego kierowcy mieli wymagane dokumenty. Nieprzechowywanie dokumentu jest objęte tym samym naruszeniem;
- grzywna jest obniżana o 30%, jeśli zostanie zapłacona w ciągu 30 dni od doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania; taka płatność oznacza przyjęcie zarzutów (art. 146.3);
- w przypadku przedsiębiorstwa, które nie wykaże miejsca zamieszkania lub siedziby w Hiszpanii, pojazd zostaje unieruchomiony do czasu zapłaty grzywny, wpłaty depozytu w jej wysokości lub złożenia zabezpieczenia płatności (art. 146.4).
DeCA, eCMR i eFTI: czym się różnią
- DeCA nie jest listem przewozowym. To dokument administracyjny, który służy do kontroli. List przewozowy, a w przewozach międzynarodowych list CMR, to dokument handlowy między stronami umowy przewozu. Ministerstwo przypomina, że elektroniczny list CMR (eCMR) nie jest obowiązkowy w przewozach międzynarodowych.
- eFTI to inna droga. Jeśli dane są zarządzane i udostępniane zgodnie z modelem rozporządzenia (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (eFTI), plik PDF nie jest potrzebny (pkt 9). Według Komisji Europejskiej organy państw członkowskich będą musiały akceptować informacje z certyfikowanych platform eFTI od 9 lipca 2027 r. W odróżnieniu od aplikacji do DeCA platformy te muszą mieć certyfikat.
Narzędzia: jak wygenerować DeCA
Żadne konkretne narzędzie nie jest wymagane. Każda firma korzysta z własnego narzędzia lub z narzędzia dostawcy. Nie musi go certyfikować ani wysyłać swoich plików do ministerstwa (FAQ). Ministerstwo udostępnia też publiczne, bezpłatne narzędzie: od początku października 2026 r. platforma SIMPLE, opracowana z Puertos del Estado i ADIF, ma moduł DeCA, który na podstawie danych wprowadzonych dla każdej przesyłki generuje pliki PDF z kodem QR. Rejestracja odbywa się online, bez certyfikatu cyfrowego, z osobnymi danymi logowania do modułu, innymi niż do SIMPLE.
Przy wyborze narzędzia liczą się cztery kryteria:
- generowanie pliku PDF przed wyjazdem, na podstawie danych trasy, bez ponownego wprowadzania;
- łączenie wielu przesyłek tego samego zleceniodawcy w jednym DeCA;
- zmiana DeCA z zachowaniem historii lub oryginału;
- wysyłanie każdej wersji na telefon kierowcy, udostępnianie każdego pliku PDF do pobrania przez HTTPS przez cały czas trwania usługi, a potem przechowywanie go co najmniej rok.
Najczęstsze pytania o elektroniczny DeCA
Wykonuję przewóz międzynarodowy przez Hiszpanię: czy potrzebuję DeCA?
Nie. W przewozach międzynarodowych stosuje się dokumenty przewidziane w konwencjach międzynarodowych, na przykład list CMR.
Wykonuję kabotaż w Hiszpanii: czy potrzebuję DeCA?
Tak, dla każdej operacji kabotażowej w publicznym przewozie towarów.
Czy DeCA może mieć formę papierową lub skanu?
Nie. DeCA to plik PDF wygenerowany z danych, nigdy skan. Kierowca może mieć przy sobie wydrukowaną kopię z kodem QR.
Czy trasa z wieloma dostawami wymaga kilku DeCA?
Nie, jeśli zleceniodawca umowny i przewoźnik faktyczny są ci sami dla wszystkich przesyłek.
Co zrobić, gdy trasa zmienia się w trakcie przewozu?
Uzupełnić PDF lub wygenerować nowy, a potem wysłać go kierowcy. Sama zmiana kolejności dostaw nie wymaga żadnych działań.
Czy eCMR zastępuje DeCA?
Nie. To dwa różne dokumenty, a ministerstwo wyjaśnia, że eCMR nie jest obowiązkowy w przewozach międzynarodowych.
Czy DeCA trzeba podpisać?
Nie. Podpis elektroniczny jest możliwy, ale musi to być co najmniej zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu europejskiego rozporządzenia eIDAS.
Czy obowiązuje okres przejściowy bez kar?
Nie, według hiszpańskiego ministerstwa transportu.
Planowanie tras z elektronicznym DeCA
DeCA wymaga, by dane każdej usługi były gotowe przed wyjazdem: zleceniodawca, miejsca przeznaczenia, towary, pojazd. Trasa zaplanowana i zatwierdzona z wyprzedzeniem ogranicza zmiany w trakcie przewozu, a więc i nowe wersje do wysłania kierowcy. Gdy zmiana jest nieunikniona, dane trasy powinny trafiać do narzędzia, które generuje DeCA, bez ponownego wprowadzania: jeśli chcesz to omówić, skontaktuj się z nami. Aby zobaczyć, co dobrze przygotowana trasa zmienia w kilometrach i godzinach pracy, przeczytaj, dlaczego warto optymalizować trasy.
Informacje sprawdzone 12 października 2026 r. w BOE: ustawa 9/2025 (przepis przejściowy nr 8), rezolucja z 5 czerwca 2026 r., Orden FOM/2861/2012 (tekst jednolity), LOTT (art. 141, 143 i 146, tekst jednolity); na stronie DeCA, w FAQ i w prezentacji z webinarium o DeCA hiszpańskiego ministerstwa transportu; w serwisie EUR-Lex (kabotaż i eFTI) oraz na stronie Komisji Europejskiej poświęconej eFTI. Ten poradnik będzie aktualizowany przy każdej zmianie przepisów. Nie zastępuje porady prawnej.