Het elektronische DeCA is in Spanje verplicht sinds 5 oktober 2026: het administratieve controledocument voor goederenvervoer over de weg voor rekening van derden mag niet meer op papier worden opgesteld, ook niet bij cabotage. Het document bestond al, alleen de vorm verandert. Deze gids legt uit wie eronder valt, wat het DeCA moet bevatten, hoe u omgaat met een rit met meerdere leveringen of een wijziging onderweg, en wat een vervoerder riskeert bij een controle.
Het elektronische DeCA in het kort
- Rechtsgrond: overgangsbepaling 8 van de Spaanse wet 9/2025 inzake duurzame mobiliteit. Die maakt het document verplicht digitaal tien maanden na de inwerkingtreding van de wet (5 december 2025), dus op 5 oktober 2026.
- Welk vervoer: binnenlands goederenvervoer voor rekening van derden, dus nationaal vervoer en cabotage, ongeacht het land van de vervoerder.
- Uitgezonderd: internationaal vervoer, ook voor het Spaanse deel ervan, eigen vervoer en de vrijstellingen van de Orden FOM/2861/2012 (vervoer waarvoor geen vervoersvergunning nodig is, verhuizingen, takelen van voertuigen, zendingen van enkele pakketten die één persoon kan hanteren).
- Vorm: een pdf die uit de gegevens wordt gegenereerd, van maximaal 5 MB, met een QR-code die naar het webadres ervan verwijst (resolutie van 5 juni 2026).
- Wanneer: zodra de gegevens bekend zijn, en altijd vóór de feitelijke start van de dienst.
- Bij een controle: de chauffeur toont het DeCA met de QR-code, of anders alleen de QR-code.
- Handtekening: niet verplicht.
- Gedoogperiode: geen periode zonder sancties na 5 oktober, volgens de FAQ van het ministerie.
Wie moet een DeCA opstellen?
Het DeCA geldt voor binnenlands vervoer: nationaal vervoer en cabotage. Een Portugese, Poolse of Franse vervoerder die na een internationale rit in Spanje laadt en lost, heeft dus voor elke cabotagerit een DeCA nodig. Ter herinnering: verordening (EG) nr. 1072/2009 staat maximaal drie cabotageritten toe binnen zeven dagen na de laatste lossing van de internationale rit. Daarna volgen vier dagen zonder cabotage met hetzelfde voertuig in hetzelfde land.
Twee partijen moeten het document opstellen (art. 4 van de Orden FOM/2861/2012):
- de transportista efectivo (werkelijke vervoerder): de houder van de vergunning waaronder het vervoer daadwerkelijk wordt uitgevoerd;
- de cargador contractual (contractuele opdrachtgever): de partij die rechtstreeks met de vervoerder contracteert, of dat nu een verlader, expediteur, transportagentschap, logistiek dienstverlener of andere vervoerder is.
Bij onderaanneming wordt de eerste vervoerder de contractuele opdrachtgever van de tweede, die de werkelijke vervoerder is. De tekst zegt niet wie van beiden de pdf maakt: dat regelen ze onderling. Wel zijn beiden aansprakelijk als het document niet is opgesteld. Is het niet aan boord, dan is de opdrachtgever niet aansprakelijk als hij kan aantonen dat hij het heeft opgesteld (art. 7). Voor een buitenlandse vervoerder betekent dit: controleer vóór elk vertrek dat het DeCA bestaat en dat de chauffeur het heeft ontvangen.
Wat moet het DeCA bevatten?
De inhoud verandert niet door de overstap naar digitaal: het gaat om de gegevens van artikel 6 van de Orden FOM/2861/2012. Elke partij staat in voor de juistheid van haar eigen gegevens (art. 7).
| Gegeven | Verantwoordelijke |
|---|---|
| Naam of handelsnaam, NIF en adres van de contractuele opdrachtgever | Opdrachtgever |
| Naam of handelsnaam en NIF van de werkelijke vervoerder | Opdrachtgever |
| Plaats van herkomst en bestemming van de zending | Opdrachtgever |
| Aard en gewicht van de goederen | Opdrachtgever |
| Bijzondere ontheffing voor het wegverkeer, als die er is | Vervoerder |
| Datum van het vervoer | Vervoerder |
| Kenteken van het voertuig (trekker en oplegger bij een combinatie); elke wissel van voertuig onderweg | Vervoerder |
| Opmerkingen of voorbehouden die de partijen vragen | De partij die ze toevoegt |
De vorm is vrij (art. 5): de opmaak van een vrachtbrief, een CMR of een ADR-vervoersdocument mag worden gebruikt, op voorwaarde dat alle gegevens erin staan en dat de contractuele opdrachtgever en de werkelijke vervoerder apart worden vermeld. Het ministerie wijst erop dat het gebruik van het CMR-formaat voor binnenlands vervoer dat vervoer niet onder het CMR-verdrag brengt.
Technisch legt de resolutie van 5 juni 2026 vast wat wordt aanvaard:
| Aanvaard | Geweigerd |
|---|---|
| Pdf die uit de gegevens wordt gegenereerd, maximaal 5 MB | Scan of foto van een papieren document |
| QR-code met het adres van het document, opgenomen in de pdf (en zo nodig ook apart beschikbaar) | Adres waarvoor een gebruikersnaam, een wachtwoord of een klik op een knop nodig is |
| HTTPS-adres waarmee de controleurs de pdf rechtstreeks kunnen downloaden | Handgeschreven aantekeningen op een papieren kopie |
| Kopie voor de chauffeur op de telefoon of op papier, met de QR-code | Kopie zonder QR-code |
De link moet werken gedurende de hele dienst en mag zeven dagen na afloop ervan worden gedeactiveerd. De opdrachtgever en de vervoerder bewaren de pdf minstens een jaar. Heeft een van beiden het bestand gegenereerd, dan volstaat het dat de ander het gedurende die termijn kan downloaden. Er wordt niets naar het ministerie gestuurd: de bestanden blijven op de server die het bedrijf zelf kiest.
Ritten met meerdere leveringen: één elektronisch DeCA?
Ja, op één voorwaarde: de contractuele opdrachtgever en de werkelijke vervoerder moeten voor alle zendingen dezelfde zijn (resolutie, punt 6). Elke zending wordt dan vermeld met haar herkomst, bestemming en de aard en het gewicht van de goederen. De andere gegevens die per zending verschillen, zoals de datum of het voertuig, worden ook per zending vermeld. Belangrijk: de volgorde van de zendingen in het DeCA legt geen volgorde van uitvoering op. De rit kan dus worden herschikt zonder het document aan te passen.
Twee voorbeelden:
- Eén opdrachtgever, zes leveringen: een bakwagen vertrekt vanuit een distributiecentrum in Getafe en levert aan zes winkels in de regio Madrid voor dezelfde distributeur. Eén DeCA met zes zendingen volstaat.
- Twee opdrachtgevers: een Portugese vervoerder in cabotage laadt in Zaragoza voor een expediteur en daarna in Barcelona voor een industrieel bedrijf. Er zijn twee DeCA’s nodig, één per opdrachtgever.
Het DeCA onderweg wijzigen: de pdf aanvullen of opnieuw maken
Als de gegevens tijdens de dienst veranderen, voorziet de resolutie in twee methoden (punt 5):
- De bestaande pdf aanvullen: de nieuwe gegevens en de reden van de wijziging toevoegen, en de oude gegevens laten staan met de vermelding dat ze niet meer geldig zijn. Het adres en de QR-code blijven dezelfde.
- Een nieuwe pdf genereren met alle gegevens: nieuw adres, nieuwe QR-code. Het origineel wordt bewaard, zodat de wijziging traceerbaar blijft.
In beide gevallen moet de chauffeur de nieuwe versie ontvangen. Een papieren kopie met de hand corrigeren telt niet.
Voor de planning betekent dit: een herplanning die een bestemming wijzigt, een zending toevoegt of van voertuig wisselt, moet leiden tot een bijgewerkt DeCA dat naar de chauffeur wordt gestuurd.
Bij een controle: wat de chauffeur toont
Vóór vertrek ontvangt de chauffeur een kopie van het DeCA op zijn telefoon of op papier, altijd met de QR-code. Bij een controle toont hij het DeCA met de QR-code, of alleen de QR-code: de controleur downloadt het document via het adres (punt 7).
De sancties zijn die van de Spaanse wet op het vervoer over land (LOTT, wet 16/1987):
- het ontbreken van het controledocument, of van essentiële gegevens, is een ernstige overtreding (art. 141.17), bestraft met een boete van € 401 tot € 600 (art. 143.1 d). Dezelfde overtreding geldt voor het bedrijf dat er niet voor zorgt dat zijn chauffeurs over de verplichte documenten beschikken. Het document niet bewaren valt onder dezelfde overtreding;
- de boete wordt met 30 % verlaagd als ze binnen 30 dagen na de kennisgeving van de procedure wordt betaald; die betaling geldt als aanvaarding van de feiten (art. 146.3);
- bij een bedrijf dat geen vestiging in Spanje kan aantonen, wordt het voertuig stilgelegd tot de boete is betaald, het bedrag is gestort of een betalingsgarantie is gesteld (art. 146.4).
DeCA, eCMR en eFTI: niet verwarren
- Het DeCA is geen vrachtbrief. Het is een administratief document dat dient voor controle. De vrachtbrief, of de CMR bij internationaal vervoer, is een commercieel document tussen de partijen bij de vervoersovereenkomst. Het ministerie wijst erop dat de elektronische CMR (eCMR) niet verplicht is voor internationaal vervoer.
- eFTI is een andere route. Als de gegevens worden beheerd en getoond volgens het systeem van verordening (EU) 2020/1056 betreffende elektronische informatie over goederenvervoer (eFTI), is de pdf niet nodig (punt 9). Volgens de Europese Commissie moeten de autoriteiten van de lidstaten vanaf 9 juli 2027 de informatie van gecertificeerde eFTI-platforms aanvaarden. Anders dan DeCA-applicaties moeten die platforms gecertificeerd zijn.
Tools: hoe genereert u een DeCA?
Er is geen specifieke tool verplicht. Elk bedrijf gebruikt zijn eigen tool of die van een dienstverlener. Het hoeft die niet te laten certificeren en hoeft ook geen bestanden naar het ministerie te sturen (FAQ). Het ministerie biedt daarnaast een openbare, gratis tool: sinds begin oktober 2026 heeft SIMPLE, zijn platform dat samen met Puertos del Estado en ADIF is ontwikkeld, een DeCA-module die de pdf’s met hun QR-code genereert op basis van de gegevens die per zending worden ingevoerd. Registreren gaat online, zonder digitaal certificaat, met eigen inloggegevens voor de module, los van die van SIMPLE.
Vier criteria om een tool te kiezen:
- de pdf vóór vertrek genereren uit de gegevens van de rit, zonder opnieuw in te voeren;
- meerdere zendingen van dezelfde opdrachtgever in één DeCA bundelen;
- een DeCA wijzigen met behoud van de wijzigingsgeschiedenis, of met bewaring van het origineel;
- elke versie naar de telefoon van de chauffeur sturen, elke pdf gedurende de hele dienst downloadbaar maken via HTTPS en daarna minstens een jaar bewaren.
Veelgestelde vragen over het elektronische DeCA
Ik rijd een internationale rit door Spanje: heb ik een DeCA nodig?
Nee. Internationaal vervoer gebruikt de documenten die de internationale verdragen voorschrijven, zoals de CMR.
Ik doe aan cabotage in Spanje: heb ik een DeCA nodig?
Ja, voor elke cabotagerit in goederenvervoer voor rekening van derden.
Mag het DeCA op papier of gescand zijn?
Nee. Het DeCA is een pdf die uit de gegevens wordt gegenereerd, nooit een scan. De chauffeur mag wel een afgedrukte kopie met de QR-code bij zich hebben.
Zijn er voor een rit met meerdere leveringen meerdere DeCA’s nodig?
Nee, als de contractuele opdrachtgever en de werkelijke vervoerder voor alle zendingen dezelfde zijn.
Wat moet ik doen als de rit onderweg verandert?
De pdf aanvullen of een nieuwe genereren, en die naar de chauffeur sturen. Wijzigt alleen de volgorde van de leveringen, dan hoeft u niets te doen.
Vervangt de eCMR het DeCA?
Nee. Het zijn twee verschillende documenten, en het ministerie wijst erop dat de eCMR niet verplicht is voor internationaal vervoer.
Moet het DeCA worden ondertekend?
Nee. Een elektronische handtekening blijft mogelijk: die moet dan minstens geavanceerd zijn in de zin van de Europese eIDAS-verordening.
Is er een gedoogperiode?
Nee, volgens het Spaanse ministerie van Vervoer.
Ritten plannen met het elektronische DeCA
Het DeCA vereist dat de gegevens van elke dienst vóór vertrek klaarstaan: opdrachtgever, bestemmingen, goederen, voertuig. Een rit die vooraf is gepland en gevalideerd, beperkt de wijzigingen onderweg en dus ook de nieuwe versies die naar de chauffeur moeten. Is een wijziging onvermijdelijk, dan moeten de gegevens van de rit zonder opnieuw invoeren in de tool terechtkomen die het DeCA genereert: neem contact met ons op om dat te bespreken. Wat een goed voorbereide rit verandert aan kilometers en uren, leest u in waarom uw routes optimaliseren.
Informatie gecontroleerd op 12 oktober 2026 in het BOE: wet 9/2025 (overgangsbepaling 8), resolutie van 5 juni 2026, Orden FOM/2861/2012 (geconsolideerde versie), LOTT (art. 141, 143 en 146, geconsolideerde versie); op de DeCA-pagina, de FAQ en de presentatie van het DeCA-webinar van het Spaanse ministerie van Vervoer; op EUR-Lex (cabotage en eFTI) en op de eFTI-pagina van de Europese Commissie. Deze gids wordt bij elke wijziging bijgewerkt. Hij vervangt geen juridisch advies.